NL Penningmeester

U bent hier

Aanmaakdatum

04-04-2017
Lastige leden, zie ze maar kwijt te raken!

Het is een groot probleem bij veel verenigingen: lastige leden die zich misdragen, het bestuur ‘stalken’ of ruzie veroorzaken. Als je er dan met een goed gesprek niet meer uitkomt, is er meer nodig. Dan komen opzegging, schorsing en royement om de hoek kijken. Als je daar geen ervaring mee hebt, begin er dan zelf niet aan. Want er worden door bestuurders zéér veel fouten gemaakt. In deze blog bespreek ik (Marjo Vink van Legal Letters) de 10 meest gemaakte fouten.

Gevolgen van fouten door het bestuur

Besef dat je met opzegging, schorsing en royement een juridische procedure in gang zet, die regelmatig bij de rechter uitkomt. Dan begint het met een kort geding en een bodemprocedure, maar als je pech hebt volgt daar nog een hoger beroep op. Daar zit je als vereniging bepaald niet op te wachten want dat kost uiteraard veel geld én tijd. Zorg dus dat je als bestuur de juiste weg volgt: dan is een procedure vaak te voorkomen. En stapt het lid toch naar de rechter, dan heeft hij weinig kans.

Blijkt echter tijdens zo’n rechtszaak dat je als bestuur fouten hebt gemaakt, dan wordt dit het bestuur aangerekend. Opzeggingen en vooral royementen worden door de rechter zeer regelmatig weer ongedaan gemaakt. Het resultaat is dat de vereniging verplicht wordt (vaak ook nog met een dwangsom) om het lid weer terug te nemen én om naast de procedurekosten ook schadevergoeding te betalen. Dan is het probleem nog veel groter dan het was. Je bent dan als vereniging veel geld kwijt en het lastige lid loopt weer rond. Daar staat tegenover dat een zorgvuldig en goed uitgevoerde opzegging, schorsing of royement vrijwel altijd succesvol is en tot het gewenste resultaat leidt: het lid kan gaan.

De 10 meest gemaakte fouten

  1. Het bestuur interpreteert de eigen statuten verkeerd en maakt daardoor onnodige procedurefouten. Zij menen te weten wat er staat, beginnen met de uitvoering en maken dan fouten die hen later door de rechter aangerekend worden.
  2. De opzeggings-, schorsing of royementsbrief voldoet niet aan de eisen. Ik krijg regelmatig de vraag van bestuurders of de zelf geschreven brief ‘zo goed’ is. Mijn ervaring is dat bijna elke brief wel gebreken vertoont. Meestal schrijf ik de brieven opnieuw namens bestuurders.
  3. Het bestuur gaat opzeggen, schorsen en royeren terwijl daar onvoldoende aanleiding voor is. Het bestuur wil ‘van het lid af’ maar kent de verschillen niet tussen opzegging, schorsing of royement. Vaak kiezen zij ook de verkeerde procedure. Dit is vaak een reden voor de rechter om opzeggingen en royementen terug te draaien.
  4. Het bestuur zet het schorsingsproces in gang terwijl de zelfstandige schorsing niet in de statuten staat. Dan heb je als bestuur die mogelijkheid ook niet. Toch kan een schorsing of andere maatregel wel een oplossing zijn als er voor royement onvoldoende aanleiding bestaat, maar je de gedraging toch aan wilt pakken. Zorg dus vooraf dat deze maatregelen in de statuten zijn opgenomen. Het geeft je als bestuur veel meer bewegingsruimte om ongewenst gedrag aan te pakken.
  5. Een tijdelijke schorsing wordt met een schorsing/royement combinatie door elkaar gehaald. Dit komt meestal door verkeerd interpreteren van de statuten.
  6. Het bestuur laat zich negatief uit over het lid. Dit kan binnen de vereniging zijn of daarbuiten. Soms is het echter wel noodzakelijk om met bepaalde informatie naar buiten te komen. Vraag in dat geval advies over wat reëel is en wanneer het tot reputatieschade leidt. Omgekeerd kan ook het lid te ver gaan in zijn uitlatingen en gedragingen.
  7. Het bestuur zegt op, schorst of royeert maar voert de handhaving niet (goed) door.
  8. Het lid wordt niet op zijn rechten gewezen.
  9. Het bestuur voldoet niet aan de zorgvuldigheidseisen die in de rechtspraak aan opzegging, schorsing en royement gesteld worden. Dit is vaak een reden dat het besluit van het bestuur weer terug wordt gedraaid.
  10. Het beroep binnen de vereniging (meestal bij ALV) wordt verkeerd uitgevoerd (verkeerde wijze van oproepen, te vroeg gehouden, verkeerde stemming, gebreken aan het besluit van de ALV).

Werkwijze bij opzegging, schorsing of royement

Als een bestuur mij om hulp vraagt bij het opzeggen van een lidmaatschap, dan ga ik als volgt te werk. Bij opzegging, schorsing en royement gaat het altijd om wat er gebeurd is. Elke situatie is verschillend en moet dus individueel worden beoordeeld. Ook de brieven die vervolgens worden gestuurd, zijn altijd maatwerk. Een standaardbrief is dan ook niet mogelijk.

Ik vraag bij het bestuur eerst de statuten (en indien nodig het geschonden reglement) en reeds gestuurde brieven en e-mails tussen bestuur en lid op. Daarna volgt altijd een gesprek met het bestuur over wat er gebeurd is, welke procedure daarbij past, wat de meeste kans van slagen heeft en welke risico’s bij welke keuze horen. Daarbij geef ik het bestuur advies over wat zij vooral wel of niet moeten doen. Volgt er toch een beroep, dan geef ik indien nodig aanwijzingen over hoe het beroep georganiseerd moet worden binnen de vereniging en hoe het bestuur zich staande kan houden in dat beroep.

Vaak vragen bestuurders hoeveel tijd ik nodig heb. Dat is per situatie verschillend. De kwaliteiten van verenigingsbestuurders liggen ver uiteen. De een heeft veel hulp nodig, andere bestuurders kunnen veel zelf doen. Sommige opzeggingen zijn zó geregeld, andere verenigingen worstelen al jaren met een lastig lid. Maar er wordt wel altijd vooraf een afspraak over de kosten gemaakt. Overweeg je dus een opzegging of royement, leg de casus dan gerust voor.

Reacties

Wij zijn bezig om een beleidslijn op te zetten omtrent misbruik van sociale media binnen de club. ( lees een ander clublid bedreigd via sociale media een mede clublid of er worden picante foto's door gestuurd of binnen de vereniging laten zien aan jeugdige leden ) Een van de maatregelen wordt dan ook schorsing (uiteraard gaan er eerst gesprekken met ouders en daders/slachtoffers plaatsvinden) Heb je nog tips hoe we dat het beste kunnen formulieren in zo,n beleidslijn. En het gaat hierbij helaas soms ook om minderjarige leden.
We zijn een boogschietclub, dus er wordt met wapens getraind en daarom nemen we bedreigingen naar elkaar extra serieus (worden niet getolereerd) dat is veel te gevaarlijk. maar het gaat wel om pubers en we willen ze wel een ernstige waarschuwing geven, maar niet altijd voor hun leven lang een strafblad bezorgen. Dit doen we alleen als de ouders het gedrag van het kind min of meer goedkeuren. iedereen doet op jeugdige leeftijd wel eens dwaze dingen. Maar er moet wel iets mee gedaan worden je kan het niet afdoen als och puberstreken of zo.

Beste redactie.

Ik ben penningmeester van de Haarlemse Kano Vereniging en één lid had de contributie over 2016 nog niet betaald. Dit lid wilde ik op de algemene ledenvergadering royeren vanwege het niet betalen van de contributie. Op het laatste moment heeft het lid alsnog de contributie betaald. Royement bleef dus uit.

Achteraf gezien ontving ik van een kritisch lid ook al een vraag c.q. mededeling dat royement een zeer zwaar middel is.

Uiteraard heb ik zeer veel contact, zowel schriftelijk, als mondeling, met het betreffende lid gehad omtrent de betaling.

Maar dan komt nu mijn vraag n.a.v. bovenstaand stuk.
Hoe komt een vereniging af van een lid dat niet zijn contributie betaald? Het hele voortraject van aanmaning etc. is dan al afgelegd.

Graag hoor ik van u

Met vriendelijke groet,

Michel van Megen

Beste mevrouw Minten,

Dank voor uw reactie. Ik ga uw vraag doorsturen naar Marjo Vink.

Met vriendelijke groet,

Angela Hof

NL Penningmeester

Beste heer Van Megen,

Dank voor uw reactie. Ik ga uw vraag doorsturen naar Marjo Vink.

Met vriendelijke groet,

Angela Hof

NL Penningmeester

Hallo Michel,
Waarschijnlijk is opzegging dan een betere optie. Mocht de vereniging dat willen overwegen, dan is het goed om een (telefonische) afspraak te maken, aangezien ik dan toch de details moet weten. Dan kan ik beoordelen of dat kans van slagen heeft en kan ik tevens aangeven waar je in deze specifieke situatie op moet letten. Reacties graag naar bovenstaand e-mailadres.
Hartelijke groeten, Marjo Vink

Hallo Mw Minten,
Op basis van deze informatie kan ik uw vraag niet beantwoorden. Vragen die hier een rol spelen:
- staat de zelfstandige schorsing of maatregelen in uw statuten?
- moet er rekening gehouden worden met regels van de handboogbond?
Verder zou ik de uitwerking niet in een beleidsplan zetten maar in een reglement. Als laatste is de formulering erg afhankelijk van hoe u uw beleid inhoud wenst te geven. Wat is voor uw vereniging belangrijk, wat is voor u de grens dat er opgetreden moet worden enz. Wilt u ondersteuning daarbij, dan verzoek ik u toch een (telefonische) afspraak te maken. Reacties graag naar bovenstaand e-mailadres. Hartelijke groeten, Marjo Vink

Reactie toevoegen